Visual Arkiv Internet
   |  Visa alla arkivbildare  |  Enkel sökning  |  Avancerad sökning  |  Hjälp  |  Om Visual Arkiv Internet  

 

Term

Beskrivning

Accession

Tillväxt eller förvärv i ett arkiv. Förvärven förtecknas traditionellt i en accessionsliggare. Accessionen kan mätas i t.ex. hyllmeter, antal rullar mikrofilm eller i MB, GB, TB för digitalt material

Accessionsliggare Löpande förteckning av nyförvärv (accessioner)
Accessionsnummer Unik identifierare som tilldelas nyförvärv i ett arkiv
Akt Sammanhållna handlingar i ett ärende.
Allmän handling Handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda.
Allmänna arkivschemat

Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar enligt vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas.

Allmänna arkivschemat (A-Ö).

A  protokoll
B  handlingar som uppkommit på myndigheten, utgående handlingar
C  diarier och diarieregister
D  liggare, förteckningar, matriklar, inventarieregister o. dyl.
E  korrespondens, inkommande handlingar
F  ämnesordnade handlingar
G  räkenskaper
H  statistik
J   kartor och ritningar
K  foton
L   tidningsklipp
Ö  övriga handlingar

Arkiv Ett sammanhållet bestånd av handlingar härrörande ur en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet. Arkiv utgörs i vanliga fall av volymer (kartonger, mappar, inbundna böcker, digitala lagringsenheter m m). I dessa volymer finns dokument med data och information.
Arkivbeskrivning

En beskrivning av en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.

 Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras.

 Offentlighets- och sekretesslagen anger att beskrivningen ska innehålla följande:

1.    myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar,

2.    register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar,

3.    tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,

4.    vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter,

5.    vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar,

6.    uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och

myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.
Arkivbildare

Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet, släkter eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.

I stora organisationer utsöndras ibland i flera arkivbildare. Kommunens olika myndigheter brukar i regel vart och ett ses som egna arkivbildare.
Arkivbildningsplan Plan som styr organisationens arkivering, registrering och gallring. Detsamma som dokumenthanteringsplan.
Arkivera Tillföra arkivet handlingar.
Arkivförteckning Ett sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer. En arkivförteckning kan vara uppställd enligt allmänna arkivschemat eller vara processbaserad.
Arkivhandling Handling som upprättats av eller inkommit till en arkivbildare som ett led i dennes verksamhet och som har arkiverats.
Arkivinstitution Administrativ funktion eller institution som har till uppgift att förvara och vårda arkiv.
Arkivlagen Arkivlagen (1990:782) är en svensk lag som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna och andra statliga och kommunala beslutande församlingar ska sköta sina arkiv.
Arkivmyndighet Myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet, samt med rätt att överta arkiv.
Arkivredogörare Tjänsteman hos arkivbildare med uppgift att utföra främst praktiska moment inom arkivverksamheten exempelvis arkivläggning, dokumenthanteringsplanen, gallring och leveranser.
Arkivredovisning Samlingsbegrepp för arkivbeskrivning och arkivförteckning
Arkivreglemente Landstingens och kommunernas egna tillämpningsföreskrifter för arkivlag som reglerar ansvarsfrågor kring arkiv och dokumenthantering. Detta begrepp börjar allt mer fasas ut till förmån för respektive kommun/landstings nomenklatur för styrande dokument.
Arkivschema Redovisningen av arkivbestånden bygger vanligen på någon form av arkivschema eller förteckningsplan, tex det Allmänna arkivschemat  från 1903. För vissa typer av arkiv används andra scheman, t.ex. Kyrkoarkivens förteckningsplan. Det svenska Riksarkivet har beslutat att statliga myndigheter ska gå över till processorienterad arkivredovisning, (RA-FS 2008:4), vilken trädde i kraft den 1 januari 2009.
Arkivtyp Det finns statliga och kommunala arkiv och enskilda arkiv t.ex. folkrörelsearkiv, näringslivsarkiv
Arkivvård Organisera, redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv.
Avställning Uttagande av redan arkiverade handlingar ur en ordning för att arkivera dem i en annan ny ordning för slutlig långtidslagring. Förekommer exempelvis i ett personaldossiésystem där avställning sker vid uppsägning eller pensionsavgång.
Bestånd Ett arkivs innehåll. I Visual Arkiv är rapporten Bestånd en förteckning över alla registrerade arkiv och arkivbildare.
Bevara Arkivera handlingar för all eller viss framtid.
Databärare Fysiskt underlag för handlingar eller information t.ex. papper, magnetband och hårddisk.
Depå Det huvudarkiv som arkivbildares handlingar tillhör. I varje depå ingår ett antal arkiv. Betecknar i regel den byggnad där arkivhandlingarna förvaras men även andra betydelser förekommer t.ex. organisatoriska eller förvaltningsmässiga. Typ Kommunarkivet i Xstad
Diarienummer Olika ärenden åtskiljs i diariet genom att de tilldelas diarienummer i löpande kronologisk ordning alltefter det de införs i diariet. Det finns olika typer av diarier och därmed diarienummer.
Diarie-/dossiéplan Systematisk plan för klassificering av ärenden för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).
Diarium Kontinuerlig förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar för att hålla koll på myndighetens ärenden. Det finns olika diarier skrivelsediarier / ärendediarier mm.
Dokumenthantering Handhavandet av handlingar d.v.s. att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument.
Hanteringsanvisningar för verksamhetens alla förekommande handlingar d.v.s. hur de ska hanteras, bevaras och gallras. Detsamma som Arkivbildningsplan.
Dossié Sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne.
E-arkiv Arkiv för elektroniskt bevarande, hantering och återsökning av digital information.
Enskilda arkiv Arkiv från privatpersoner, släkter, föreningar, företag, byar och gårdar.
Etikettinformation Text på etikett för utskrift att sätta på fysiska förvaringsenheter.
Folkrörelsearkiv Se Föreningsarkiv.
Föreningsarkiv Arkivinstitution som tar hand om arkiv från föreningslivet. Där finns handlingar från bl.a. fackföreningar, politiska organisationer, frikyrkor, nykterhetsorganisationer och idrottsföreningar.
Försättsblad Det första blad som sätts i t.ex. en pärm och visar arkivbildarens namn. Därefter följer Innehållsförteckning och Förteckningsblad.
Förteckna Systematiskt registrera handlingar i volymer och serier enligt en förteckningsplan t.ex. allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprätta en förteckning över det som finns i ett arkiv, vad det innehåller och var det finns någonstans.
Föteckningsblad Lista över innehållet i en serie, dvs. de volymer som ingår.
Förteckningsplan Systematisk plan för att förteckna arkiv t.ex. allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprättad vid utredning av ett arkivs tillkomst och historia.
Samlingsbeteckning för handlingsmängd som avgränsas genom sitt förvar t.ex. handlingar i arkivbox, filer på hårddisk och video på optisk skiva.
Gallra

Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan återskapas.

Se Riksarkivets definition som gäller för statliga myndigheter nedan:

Vid överföring av allmänna handlingar till annan databärare räknas det som gallring, enligt Riksarkivets definition, om överföringen medför:

·         informationsförlust

·         förlust av möjliga informationssammanställningar

·         förlust av sökmöjligheter eller

·         förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet

För kommuner/ landsting gäller att respektive fullmäktige beslutat att detta ska likställas vid gallring. 
Gallringsbeslut Formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter skall eller får förstöras.
Gallringsframställan Förslag från arkivbildare om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten.
Gallringsfrist Tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs.
Gallringsregler Den som söker information bör genom beskrivningen få kännedom om vilka typer av handlingar som gallras och på vilka beslut gallringen baseras. Det kan ske antingen direkt, genom att gällande gallringsbeslut biläggs, eller genom en hänvisning till myndighetens dokumenthanteringsplan.
Geografisk hemvist Arkivbildaren är knuten till en geografisk hemvist t.ex. en kommun eller församling (kod och plats enligt Statistiska Central Byrån)
Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Jämför dokument.
Handlingsslaget är mängden av handlingar som tillkommer i en process. t.ex. inspektionsärenden och bidragsärenden.
Handlingsslag ? Grupp av handlingsslag

Om flera handlingsslag bildar en grupp av handlingsslag, ska följande uppgifter anges om gruppen:
- unikt namn på gruppen,
- om behövligt, unik beteckning på gruppen,
- namn och beteckning på ingående handlingsslag och
- beskrivning av gruppens organisation.

Allmänna råd. Här avses grupper av handlingsslag som förvaras tillsammans, t.ex. samtliga ärendeakter i registrerings ordning eller dossierer i objektsordning. Om ett stort antal handlingsslag ingår i gruppen kan dessa redovisas på en särskild lista till vilken samband upprättas.
Handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat t.ex. aviseringsmeddelanden och ansökningshandlingar.
Historik Beskrivning av arkivbildarens utveckling över tid.
Informationsredovisning Verksamhetsbaserad (eller processbaserad) arkivredovisning innebär en informationsredovisning istället för arkivredovisning. Det ska återspegla myndigheters dagliga informationshantering i sin verksamhet.
Visar en översikt över samtliga serier som förtecknats inom respektive arkiv.
Intensivdataområde Geografiskt område, inom vilket arkivhandlingar ska bevaras i större omfattning än i andra områden.
Koncept Arkivexemplar av utgående handling.
Struktur som representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag.
Leverans Förteckning av alla inleveranser till arkivet. Det finns en avancerad del (Plus) och en förenklad del (Classic) i Visual Arkiv. I den avancerade kan man även registrera och hålla ordning på planerade leveranser.
Leveransreversal Följesedel vid leverans av arkivhandlingar.
Liggare Bok med förteckningar över exempelvis personal eller inventarier.
Medium Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar.
Metadata Data om data. Det kan vara information om t.ex. ett foto såsom filformat, när bilden togs, info om motivet, fotograf, osv.
NAD Nationell ArkivDatabas.  Databas med uppgifter om de flesta arkiv som förvaras vid olika arkivinstitutioner i Sverige.
NAD-kategori Namn på verksamhetskategorier definierad av Riksarkivet.
EAC Datamodell och utbytesformat i xml för arkivbildare baserad på ISAAR-CPF.
EAD Datamodell och utbytesformat i xml för arkivbeskrivningar och förteckningar baserad på ISAAD-G.
Näringslivsarkiv Arkivinstitution som tar hand om arkiv från privata företag.
Proveniens Handlingars ursprung.
Proveniensprincipen Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte blandar handlingar från olika arkiv med varandra, eller att man gör ändringar i hur handlingarna var organiserade från början.
Process En avgränsad följd av aktiviteter som leder till ett resultat och som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. handlägga en ansökan om bidrag.
Processbaserad En särskild princip för informationsredovisning som utgår från att handlingar ska beskrivas i de verksamhetsprocesser där de används (för begrepp se RAFS (Riksarkivets författningssamling) 2008:4).
Processbeskrivning Processbeskrivningar ger en förenklad bild av verkligheten, en beskrivning av vad myndigheten gör. Enligt Riksarkivets föreskrifter ska en processbeskrivning innehålla vad som initierar och avslutar processen och de vanligaste aktiviteterna.
PUL Personuppgiftslagen (SFS1998:204). Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter.
Rensa Avskilja handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras.
Reversal Kvittens på en inleverans.
RA-FS Riksarkivets generella föreskrifter som publiceras i Riksarkivets författningssamling.
Sekretess Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården, socialtjänsten och folkbokföringen. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).
Serie Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion (t.ex. protokoll) eller genom att de handlar om samma ämne. Serien har alltid en viss kodbeteckning. I allmänna arkivschemat kallas detta seriesignum, t.ex. ?A1a?. I den verksamhetsbaserade arkivförteckningen uttrycks seriestrukturen genom punktnotation, t ex 1.1.1. Serien består i sin tur i regel av volymer.
Serierubrik Titel på serie.
Seriesignum Kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller arkivförteckning t.ex. A 1.
Signum Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett arkiv, t.ex. A2:5
Struktur Ett system av enheter och dessas inbördes förhållanden. Såsom att en arkivbildare har flera serier och en serie består av flera volymer.
Strukturenhet Samlingsbeteckning för klassificeringsstrukturens delar oavsett vilken nivå de tillhör. En strukturenhet kan bl.a. vara ett verksamhetsområde, en processgrupp eller en process, beroende på enhetens placering i strukturen.
Volym Fysisk enhet för förvaring av arkivhandlingar.
Volymförteckning En överblick över vilka volymer som ingår i en serie.
Volymsignum En volyms kodbeteckning, bildad av seriesignum och volymnummer enligt arkivförteckningen.
Verksamhetstyp Typ av verksamhet som bedrivs. Väljs för respektive arkivbildare i Visual Arkiv.
Ämnesordning Arkivläggning efter ämne.